Fulfillment ve Ara Depo kavramları lojistik, envanter yönetimi ve depolama gibi iş alanlarında yaygın olarak kullanılan ifadelerdir. Bir sipariş işleminin tamamlanma sürecinde gerçekleşen fulfillment hizmeti, müşteri tarafından verilen söz konusu siparişin toparlanması, paketlenmesi kargoya teslim edilerek müşteriye ulaştırılması aşamalarını kapsar.
Ara Depo ise lojistik zincirindeki depolama alanlarından birisidir. Çeşitli malların belirli bir süre için depolanması ve sonrasında teslimi sürecinde üretim tesisleri ile dağıtım noktaları arasındaki depolama alanı, ara depo olarak nitelendirilmektedir.
Bahse konu ara depolar lojistik süreçlerinin verimli yürütülmesine ve daha sağlıklı envanter kaydı tutulmasına olanak sağlar. Çoğunlukla nakliye araçlarının yakınında konumlanmış ara depolar ürünlerin transferi sırasında stratejik bir rol oynamaktadır.
Gerek imalat gerek satış faaliyetleri ile uğraşan işletmeler ürünleri müşterilerine en doğru ve hızlı bir şekilde ulaştırmayı amaçlamaktadır. Bu şekilde müşteri memnuniyeti sağlanarak ticari faaliyetlerin karlılığı ve sürdürülebilirliği artırılmış olur. Ancak çeşitli sektörlerde operasyonlarını sürdüren veya belli konularda uzmanlaşmış firmalar lojistik veya operasyonel faaliyetlerinin bir kısmı veya tamamı için profesyonel destek alabilir.
Örneğin kimyasal ürünler tedariğinde bulunan ve bunların satışını gerçekleştiren bir firma ürünlerinin uygun koşullarda depolanması, envanterinin tutulması, sipariş geldiğinde müşterilere ulaştırılması işlemleri için lojistik ve depolama hizmeti sunan bir başka firma ile anlaşabilir. Böylece kendisi satış ve pazarlama faaliyetlerine odaklanarak karlılığını artırmak için çalışabilir.
Fulfillment sürecinde, esas firmanın almış olduğu siparişleri doğru ve hızlı şekilde sistemine girerek operasyonel işlemleri başlatması önemlidir. Fulfillment hizmeti veren firma da sipariş talimatının sisteme girilmesinden sonra paketleme ve sevkiyat sürecine başlar.
Sipariş yönetimi sürecini de kapsayan işlemler ne kadar hızlı ve sistematik olursa doğru ürünlerin en erken sürede müşteriye ulaştırılması sağlanmış olur. Ayrıca ilgili ürünlerin çıkışı da stok sistemine işlenerek envanter durumu güncellenir.
Diğer taraftan, satış sırasında doğacak operasyonel işlemler için fulfillment hizmeti veren firmaların birçoğu ara depo hizmeti sunmaktadır. Ara depo işlemleri kapsamında gerçekleştirilen çalışmalarda fulfillment hizmeti veren firmanın sorumluluğu altında olabilir.
Ara depolarda lojistik operasyonları ürünlerin depoya gelmesiyle başlar. Akabinde kontrol ve istifleme çalışmaları yerine getirilir. Hatalı veya bozuk malların ayrılmasını da içeren bu işlemler sipariş sonrası ürünlerin ivedilikle kargoya hazırlanmasına katkı sağlar.
Kargoya verilen siparişlerin veya iade gelen ürünlerin takibi fulfillment hizmeti içerisindedir. Gerekli teknik alt yapının sağlanmasıyla hem ilgili firmalar hem müşteriler ürünlerin konumlarını takip edebilir. İade ürün gelmesi halinde kontrol sürecinden geçirilerek tekrar stoklara dâhil edilir.
Ürün veya hizmetlerin internet üzerinden alınıp satılması olarak ifade edilen e-ticaret kavramı fulfillment hizmeti ile daha da gelişmiştir. Farklı alanlarda ve sektörlerde ticaretle uğraşan kişiler fulfillment hizmetlerinin ve ara depo uygulamalarının yaygınlaşması ile çoğu zaman alıp-sattıkları ürünlerle fiziki olarak bir araya gelmeden operasyonlarını sürdürebilmektedir.
Örnek olarak Türkiye'de yerleşik bir firma e ticaret işlemleri çerçevesinde ABD'de bulunan ara depolara Çin'den mal tedariği gerçekleştirerek satış ve pazarlama faaliyetlerini sürdürebilir.
E-ticaret siteleri üzerinden kolayca ulaşılabilecek bu hizmetler aracılığıyla satıcıların iş yükü de azalmış ve satış haricindeki işlemlerin yerine getirilmesi oldukça kolay bir hal almıştır. Rekabeti de beraberinde getiren bu tarz uygulamaların müşteriler için alternatif mağaza opsiyonları sunduğu da açıkça görülebilir. Satıcıların ilgili hizmeti veren kuruluşlara sözleşme kapsamında peşinen ya da satış sonrası ödeme yapması söz konusu olabilir.
Ara Depo işlemleri kapsamında öncelikle, müşterilerin ürünlerinin kabul edilmesi, depolanması, uygun raf düzeninin sağlanması ve stok bilgilerinin tutulması sayılabilir. Bunun akabinde sipariş talimatı gelmesiyle ilgili ürünler paketlenerek sevkiyata hazır hale getirilir. Bu ürünler ise genellikle gün içerisinde kargo görevlisine teslim edilir ve müşteriye ulaştırılmak üzere yola çıkar.
Yapılan işlemlerin tamamından, sipariş geçen firmanın bilgilendirilmesi gerekir. Müşteriye ulaşan ürünlerin bazıları çeşitli sebeplerle iade sürecine girebilir. İadesi talep edilen ürünlerden de tekrar satış durumu olabilecek ürünler yeniden stoklara alınır. İade gelen ürünlerin durumu konusunda ilgili firmanın bilgilendirilmesi de ara depo hizmetlerini kapsamaktadır.
Günümüzde firmalar ana faaliyetlerine devam ederken çeşitli konularda dış hizmet alımına gidebilirler. Güvenlik, catering ve personel temini gibi işler dış hizmet alımı kapsamında değerlendirilebilir. Bununla birlikte artık, lojistik ve operasyonel çalışmalar için de dış hizmet alımı yaygınlaşmıştır. Ara depo hizmeti sunan firmalar birçok işletme için ihtiyaç ve gereksinimlerine yönelik çözümler sunmaktadır.
Bu durum firmaların satış, pazarlama, ar-ge gibi alanlara daha fazla vakit ve emek ayırabilmelerine olanak tanımıştır. Ayrıca müşterilerin de memnuniyet düzeyinin artmasını sağlamıştır. Dış hizmet alımı sürecinin firmalar açısından maliyet tasarrufuna, satış gelirlerinin artmasına ve lojistik faaliyetlerinin optimizasyonuna katkı sağladığı değerlendirilebilir.
Fulfillment hizmeti veren firmalarla anlaşma yapılacağı veya ara depo kullanılacağı zaman bazı hususlara dikkat etmekte fayda vardır. Bu hususların başında, söz konusu hizmeti sunan firmanın güvenilirliği ve performansı gelmektedir. Lojistik ve operasyonel faaliyetler uzun süreli olarak gerçekleşebileceğinden sürekli disiplin gerektiren işlerdir. Ayrıca firmanın referanslarının, teknik ve finansal alt yapısının sağlam olması gerekir.
Hizmet sunacak firmanın iş yürütme kapasitesine de bakılmalı ve talepleri karşılayıp karşılayamayacağı iyi analiz edilmelidir. Bu noktada ek depo alanının bulunması ve acil durumlarda kullanılabilecek olması önem taşımaktadır.
Stok, satış ve lojistik verilerin güncelliğinin sağlanabilmesi, süreli takip yapılması ise diğer önemli konular arasında yer alır. Hizmet alan firmanın iş sürekliliğini sağlayabilmesi amacıyla fiyatlandırma ve hizmet süresi gibi konular karlılık açısından da değerlendirmeye tabi tutulmalıdır. Ayrıca olası problemlere zamanında çözüm bulabilmek için iletişim kanallarının sürekli aktif olması gerekir.
Fulfillment hizmet alımı ve ara depo temini gibi konularda iş danışmanlarından veya sektörde faaliyet gösteren firmalardan bilgi talebinde bulunabilirsiniz. Ayrıca işletme ilanları ve referanslarda firmanız için uygun hizmetleri verebilecek kuruluşları sizlere yönlendirebilir.
Bunun yanında dış ticaretle uğraşan ve gümrükleme işlemleri konusunda profesyonel desteğe ihtiyacı olan firmalar Ercan Gümrük Müşavirliği ile iletişime geçebilir. Ürünlerin zamanında, sorunsuz ve yasal prosedürlere uygun şekilde sevk edilebilmesi veya son kullanıcıya ulaştırılabilmesi için gümrükleme işlemlerine dikkat edilmesi gerekir.